Presentación
Las solicitudes mandadas por los usuarios mediante el sistema MiLomas son procesadas por la administración municipal en varias etapas, también llamadas "roles", desde la recepción del expediente digital hasta la entrega de los certificados de habilitación.
Cada rol esta encargado a un agente (o a un departamento). Un agente (o un departamento) puede tener más de un rol. Algunos roles son simultáneos (por ej. verificaciones de deuda ABL y SeH) y otros roles son sucesivos (fijación de fecha y reporte de inspección).
Por cada etapa/rol hay dos pantallas :
- Lista de los expedientes (a procesar o procesados)
- Procesamiento del expediente
Las etapas/roles del procesamiento difieren según los expedientes. Por ejemplo, la habilitación de un café o de un teatro involucra la inspección del local de negocio y los roles correspondientes (fijación de la fecha y reporte de inspección). Al contrario, la habilitación de un kiosko no requiere inspeccion y el expediente no pasa por esos roles.
Pantalla de lista de expedientes
Los expedientes que aparecen en la lista de expedientes de un rol pueden ser :
- los expedientes pendientes de proceso en este rol
- los expedientes ya procesados por el rol
- los expedientes que han sido verificados por el rol y que necesitan correcciones de parte del vecino
El avance del expediente en el proceso esta definido por su estado: "pendiente de revisión", "listo para retiro", etc.
Se puede imprimir un listado de lo expedientes por estado‚ con el botón .
Pantalla de procesamiento del expediente
A cada rol corresponde: una regla que define el procesamiento y los resultados posibles, una pantalla de procesamiento (con información, campos para cargar datos, botones, etc.) y mensajes que pueden ser mandados al vecino durante o después del procesamiento.
En las pestañas siguientes se detallan, para cada rol :
la regla que rige el rol (en que consiste)
la pantalla de procesamiento
los mensajes mandados al usuario
En todas las pantallas de procesamiento aparece el historial del expediente, es decir la lista cronológica de los estados sucesivos del expediente desde el envío de la solicitud de habilitación. Se puede imprimir el historial.
Revisión
En que consiste ?
La revisión consiste en verificar que los documentos adjuntos a la solicitud son los documentos pedidos, que son legibles y que corresponden a los datos declarados en el formulario.
Es lo mismo que lo que están haciendo los agentes de mesa de entrada en el proceso físico: miran si están todos los requisitos, si el formulario esta completo y si no hay inconsistencias entre los requisitos y el formulario.
En el caso del proceso en línea por eLomas, no hace falta revisar el formulario porque el sistema impide que se mande un expediente hasta que el formulario este completado. Pero si hace falta comprobar que los documentos cargados son realmente los que se esperaban (que si se requería una copia del DNI no se haya cargado una copia de licencia de conducir, por ejemplo), que son legibles y que no hay inconsistencias entre los documentos y el formulario (un documento cargado no es de la persona que aparece como solicitante en el formulario).
El revisor tiene 2 opciones:
- Validar la revisión si todos los documentos esperados han sido cagados y si son legibles.
- Rechazar la revisión si Uno de los documentos esperados no ha sido cargado o no es legible o si el revisor estima que el expediente es falso (formulario llenado de manera fantasiosa, etc.),
Si el revisor rechaza la revisión, el sistema manda un mensaje al solicitante para pedirle que corrija o complete su expediente.
Pantalla
La pantalla de revisión esta compuesta de 2 partes :
- la fila de botones , y
- la parte de revisión de cada documento
Cada documento debe ser revisado de forma meticulosa para averiguar si es legible y consistente con los datos declarados en el formulario de habilitación.
Si el documento es considerado válido por el revisor, el aprieta el botón , entra un dato de seguridad relativo al documento. Por ejemplo, en el caso del documento de identidad, se entrará el Número de documento.
Al contrario, si el documento es ilegible o no corresponde a los datos del formulario, el revisor hace click en y entra la(s) razón(es) de rechazo en el campo abajo del documento.
Aparición de los botones
| Este botón aparece cuando todos los documentos han sido declarados válidos. | |
| Este botón aparece siempre. | |
| Este botón aparece si al menos un documento ha sido declarado inválido. |
Mensajes
Si se rechaza el expediente, se manda un mensaje de explicación al vecino, con el comentario del revisor.
Si se devuelve el expediente por correcciones en los documentos, se manda un mensaje al usuario y su cuenta personal presenta el (o los) documento(s) que requiere(n) una corrección por ser ilegible(s) o inconsistente(s) con los datos del formulario.
Verificación de deuda TSG
En que consiste ?
Si el solicitante tiene una deuda :
- si es propietario, tiene que pagar la deuda para recibir el certificado de habilitación.
- si es inquilino, debe presentar la última cuota pagada para recibir el certificado de habilitación.
En ninguno de los casos se interrumpe el proceso. La solicitud se procesa normalmente. Sin embargo, se avisa al solicitante que deberá pagar la deuda antes de recibir su certificado.
Pantalla
La pantalla de verificación de deuda TSG permite un acceso directo al sistema municipal de deudas : se puede verificar directamente la deuda sin salir del sistema eLomas.
Si el vecino no tiene deuda TSG, se seleccionará la opción: “La propiedad no tiene deuda”
Si el vecino tiene deuda TSG se seleccionará la opción: “La propiedad tiene deuda” y se anotará el valor de la deuda en el campo "$".
Mensajes
Si existe una deuda TSG, en el mensaje que se manda al vecino para informarle que sus certificados están listos para retiro, se indicará el monto de la deuda y se mencionará que debe ser pagada antes del retiro.
Verificación de deuda SEH
En que consiste ?
Si el solicitante de un comercio tiene una deuda personal, tiene que pagarla antes de obtener el certificado de habilitación.
Si el habilitado anterior (persona que ocupaba el local anteriormente) tiene deuda, se tiene que organizar una inspección para determinar si hay continuidad económica entre el habilitado anterior y el solicitante. Si la inspección demuestra que hay continuidad económica, el solicitante tendrá que pagar la deuda antes de obtener el certificado de habilitación.
Pantalla
La pantalla de verificación tiene dos columnas : la primera sirve para reportar la deuda SeH del usuario y la segunda sirve para reportar la deuda SeH del habilitado anterior en el local del negocio.
En los dos casos, si hay una deuda SeH, se anotará la fecha de la última cuota pagada, y el número de la(s) cuenta(s) adeudadas.
En los dos casos, si hay una deuda SeH, se anotará la fecha de la última cuota pagada, y el número de la(s) cuenta(s) adeudadas.
Si el habilitado anterior registra una deuda SeH, se pone el expediente en pausa mientrás se organiza la inspección.
Después de la inspección, se indica si o .
Mensajes
Si el usuario tiene deuda SeH, y/o si el habilitado anterior tiene deuda SeH con continuidad económica, en el mensaje que se manda al vecino para informarle que sus certificados están listos para retiro, se indicará que la(s) deuda(s) SeH debe(n) ser pagada antes del retiro.
Fecha de inspección
En que consiste ?
Si la obtención del certificado es sometida a una inspección, se indica al usuario las fechas en que se realizará la inspección.
Pantalla
Se escoge la fecha del primer día en que se podría realizar la inspección y la fecha del último día (la inspección se realizará dentro de estas fechas).
Nota:
La primera fecha debe ser anterior a la segunda fecha, sino un mensaje de error aparecerá.
Mensajes
Se manda al vecino un mensaje con las fechas.
Reporte de inspección
En que consiste ?
Si el inspector comprueba que el negocio cumple con las reglas de seguridad e higiene y de uso del suelo, el valida la inspección.
Si el negocio no cumple, de manera insubsanable, el inspector rechaza el expediente.
Si el inspector estima que el negocio no cumple pero que puede subsanar sus observaciones, el comunica sus observaciones al vecino, quién podrá pedir una nueva inspección cuando considera que cumple con las reglas.
Pantalla
Después de la inspección, se indica, la fecha de la inspección, el nombre del inspector y sus comentarios. Los comentarios pueden ser hechos en el campo “Comentarios del inspector” or mediante un documento que se puede adjuntar con el botón “cargar documento”
Se escoge una de esas tres opciones:
El negocio cumple con las reglas de uso de suelo y de seguridad e higiene son perfectamente respetadas, el local puede ser habilitado para la actividad declarada.
El inspector ha hecho comentarios subsanables y pide que se organice una nueva inspección cuando el solicitante haya tomado medida correctivas.
Las reglas de uso de suelo y/o de seguridad e higiene impiden la habilitación del local para la actividad declarada.
Mensajes
Si una nueva inspección es requerida, el solicitante recibe un mensaje con el comentario del inspector indicando que puede solicitar una nueva inspección cuando haya subsanado esos comentarios.
Si el expediente es rechazado, el solicitante recibe un mensaje con los motivos del rechazo.
Comisión de localización
En que consiste ?
En ciertos casos, se requiere la validación del Gabinete de Gobierno, que se reúne una vez por semana en Comisión de localización.
Pantalla
Sobre la base de los comentario del inspector, de los documentos y datos del expediente, la Comisión decide :
El negocio puede ser habilitado en este local para la actividad declarada.
El negocio no puede ser habilitado en este local para la actividad declarada - es el fin del trámite del expediente.
En los dos casos, los comentarios de la Comisión serán redactados en el campo "Comentario de la Comisión" o en un documento que se puede adjuntar en “cargar documento”
Mensajes
Si se rechaza el expediente, el solicitante recibe un mensaje con los comentarios (es decir los motivos ) de la Comisión.
Retiro
En que consiste ?
Los certificados de habilitación se entregan contra presentación de ciertos documentos originales del vecino, cuyo listado ha sido comunicado al solicitante y aparece en la pantalla de Retiro. Entre esos documentos estan los recibos de pago del costo de la habilitación y de las eventuales deudas TSG y/o SeH.
Se carga en el sistema en el momento del retiro una copia de los certificados entregados con la firma del solicitante.
El proceso de retiro se pone en pausa si faltan documentos.
Pantalla
La pantalla se compone de tres partes :
- comprobación de presentación de los documentos necesarios
- generación del o de los resultado(s) de la habilitación (certificado de habilitación, calcomanía de libros contables y/o razón de localización)
- carga de una copia de los resultado(s) firmado(s) por el solicitante
Mensajes
El solicitante recibe un mensaje con una copia digital de su(s) certificado(s).